- Før samtalen udfylder medarbejderen et online skema, der tilsendes pr. mail.
- Under samtalen føres referatet direkte i systemet, og efter samtalen sørger musskema.dk for, at der bliver holdt styr på indgåede aftaler og målsætninger samt udsendt referat.
- Efter MUS generer musskema.dk grafer, der muliggør sammenligninger over tid og mellem afdelinger, og som kan dokumentere de fremskridt, der er gjort siden sidste MUS-runde.
Praktisk vejledning
Spørgeramme er valgt og evt. tilpasninger foretaget. MUS-skemaet gennemgås på et personalemøde. I drøfter det og finder fælles forståelse for baggrund og mening med spørgsmålene.
14 dage før MUS
Skemaet udsendes til de enkelte medarbejdere.
Seneste 3 dage før MUS
Skemaerne er blevet udfyldt af medarbejderne, så lederen kan forberede sig. Afhold kun samtaler hvis skemaerne er udfyldte, og begge parter er forberedte.
Selve MUS
Samtalen gennemføres i ro og med særlig fokus på de temaer og spændingsfelter, som ligger i det udfyldte skemaer. Referatet skrives inden I går fra hinanden - systemet genererer automatisk en mail med referat.
Efter MUS - opfølgning
Opfølgning er alfa og omega. Lederen kan klikke på knappen 'aftaler' og straks i ét samlet dokument få en oversigt over alle de aftaler, der er indgået i afdelingen.
Brug det som dagligt arbejdsredskab - så det bliver et aktivt ledelsesredskab!
Efter MUS - afrapportering
Når MUS-runden er gennemført, afrapporterer lederen på personalemødet og efterfølgende til chefen. Brug de automatisk genererede grafer.
Opfølgning og indsatser
Individuel opfølgning
Når leder og medarbejder har identificeret et indsatsområde, anbefaler Musskema.dk, at I sammen udarbejder en overskrift eller ramme for området samt en overordnet tidsplan. Medarbejderen får nu til opgave at definere konkrete mål, delmål og succeskriterier. Sådan kan det sikres, at medarbejderen får ejerskab i processen, hvilket gør chancen for, at det lykkes meget større.
Tværgående opfølgninger pga. individuelle dyk i scoren
Et godt og højt gennemsnit på en parameter kan skjule, at enkelte medarbejdere scorer lavt. Eksempelvis kan generel trivsel hos mange medarbejde statistisk skjule mistrivsel hos et fåtal. For at undgå dette må lederen se på sammentællingsarket, hvor det ses hvordan scoren fordeler sig på de enkelte spørgsmål. Er der eksempelvis 2 -3 medarbejdere, der mistrives, må der laves en handlingsplan, der retter op på problemet.
Tværgående opfølgninger pga. generelle dyk i scoren
Hvis hele afdelingen scorer lavt på en eller flere parametre, må der naturligvis gøres noget. Musskema.dk foreslår, at udfordringen tages op på et medarbejdermøde, hvor I - gerne på baggrund af et på forhånd udarbejdet oplæg - udarbejder en handlingsplan med konkrete indsatser og tidshorisonter. På denne måde sikres det, at ejerskabet til indsatsen er hos medarbejderne.
For alle ovenstående scenarier gælder det, at resultatet af de forskellige indsatser vil aflæses i det følgende års MUS-samtaler.
